Mein Smartphone enthält über 12.000 Fotos. Screenshots von wichtigen E-Mails, Bilder von Whiteboards nach Meetings, fotografierte Rechnungen, Visitenkarten und unzählige andere Dokumente, die ich "später sortieren" wollte. Dieses "später" ist nie gekommen, und die Foto-Galerie meines Telefons wurde zu einem chaotischen digitalen Aktenschrank.
Vor drei Monaten begann ich ein Experiment: Anstatt wichtige Dokumente als einzelne Fotos zu speichern, sammle ich sie in thematischen PDF-Dateien. Die Veränderung war dramatisch. Wo früher 50 einzelne Screenshots von einem Projekt verstreut zwischen Urlaubsfotos lagen, gibt es jetzt eine einzige, übersichtliche PDF-Datei mit dem Titel "Projekt Alpha - Dokumentation".
Der Wendepunkt kam, als ich für eine Steuererklärung alle Belege des letzten Jahres zusammensuchen musste. Statt stundenlang durch Tausende von Fotos zu scrollen, öffnete ich einfach meine PDF-Datei "Belege 2024" und hatte alle relevanten Dokumente an einem Ort. Chronologisch sortiert, mit allen Details lesbar, bereit zum Drucken oder Weiterleiten.
Was mich besonders überrascht hat: PDF-Dateien nehmen oft weniger Speicherplatz ein als die entsprechenden Einzelfotos. Während ein hochauflösendes Foto schnell 8-10 MB groß werden kann, komprimiert eine PDF mehrere Dokumente effizient in eine kleinere Datei. Mein Smartphone hat plötzlich wieder Speicherplatz, und gleichzeitig sind meine Dokumente besser organisiert.
Die größte Veränderung betrifft die Suchfunktion. In der Foto-Galerie kann ich zwar nach Datum suchen, aber nicht nach Inhalt. PDF-Dateien hingegen sind durchsuchbar, wenn sie Text enthalten. Der gescannte Vertrag von letztem Jahr? Eine einfache Textsuche nach dem Firmennamen, und ich finde ihn sofort.
Heute nutze ich diese Methode für verschiedene Lebensbereiche: berufliche Projekte, wichtige persönliche Dokumente, Reiseunterlagen, und sogar für Kochrezepte, die ich aus Zeitschriften fotografiert habe. Jeder thematische Bereich bekommt seine eigene PDF-Datei, die kontinuierlich erweitert wird.
Die digitale Organisation muss nicht kompliziert sein. Manchmal reicht ein einfacher Formatwechsel, um aus dem Chaos eine übersichtliche Struktur zu schaffen. Für mich war die Entdeckung der PDF-Organisation ein Game-Changer in meinem digitalen Leben.