Als mein Arbeitgeber im März 2023 vollständig auf Remote-Arbeit umstellte, dachte ich, die größte Herausforderung würde die Kommunikation sein. Ich lag falsch. Das eigentliche Problem war das Dokumentenmanagement.
In einem physischen Büro hatte ich einen Ordner für jedes Projekt, einen Aktenkoffer für wichtige Dokumente und ein System aus Post-it-Notizen und ausgedruckten E-Mails. Plötzlich war alles digital, und mein gewohntes System funktionierte nicht mehr. E-Mails verschwanden in überfüllten Postfächern, Screenshots sammelten sich auf dem Desktop, und wichtige Dateien waren über verschiedene Cloud-Services verstreut.
Der erste große Fehler war der Versuch, das physische System eins zu eins zu digitalisieren. Ich erstellte unzählige Ordner in der Cloud, benannte Dateien nach komplexen Systemen und verbrachte mehr Zeit mit der Organisation als mit der eigentlichen Arbeit. Das Resultat war ein digitales Chaos, das schlimmer war als das ursprüngliche Problem.
Der Wendepunkt kam durch einen Zufall. Während eines Video-Calls mit einem Kunden musste ich schnell verschiedene Dokumente teilen: den ursprünglichen Projektvorschlag, Änderungsanträge, Screenshots der aktuellen Entwicklung und Notizen aus vorherigen Meetings. Anstatt den Kunden warten zu lassen, während ich verschiedene Dateien zusammensuchte, hatte ich spontan alle relevanten Dokumente in einer PDF-Datei gesammelt.
Die Reaktion war überwältigend positiv. Der Kunde lobte die Übersichtlichkeit und fragte, ob ich diese Art der Dokumentation auch für andere Projekte verwenden könnte. In diesem Moment wurde mir klar, dass ich nicht nur mein eigenes Problem gelöst, sondern auch einen Mehrwert für die Zusammenarbeit geschaffen hatte.
Seitdem organisiere ich jedes Projekt als fortlaufende PDF-Dokumentation. Neue Screenshots, E-Mail-Auszüge, handschriftliche Notizen von Calls – alles wird chronologisch in die Projekt-PDF eingefügt. Das Ergebnis ist nicht nur besser organisiert, sondern auch leichter zu teilen, zu archivieren und wiederzufinden.
Nach zwei Jahren Remote-Arbeit kann ich sagen: Effizientes Dokumentenmanagement im Homeoffice erfordert andere Methoden als im Büro. Aber mit den richtigen digitalen Werkzeugen kann es sogar effizienter sein als das alte System. Der Schlüssel liegt darin, die Vorteile des digitalen Formats zu nutzen, anstatt zu versuchen, analoge Methoden zu kopieren.